الأتمتة الناجحة لا تبدأ باختيار أداة، بل تبدأ برسم العملية وتحديد نقاط القرار والأخطاء والاستثناءات ومصادر البيانات.
بعد ذلك تأتي مرحلة اختيار الـWorkflow المناسب وبناء المراقبة والتنبيهات وآلية التعامل مع الفشل، حتى تصبح الأتمتة موثوقة وقابلة للصيانة.